Der Engpass beginnt nach dem Beratungsgespräch
In Sozialberatungen ist der eigentliche Zeitverlust selten das Gespräch. Kritisch wird die Fallübergabe: Eine Kollegin übernimmt einen Fall, muss Notizen, Fristen, Kontakte und Vereinbarungen aus E-Mail, Akte und Kalender zusammensuchen. Bei 40 Übergaben im Monat und zwölf Minuten Suchzeit pro Fall summiert sich das auf acht Arbeitsstunden – Zeit, die für Klientinnen und Klienten fehlt.
Ursache: Dokumentation wächst schneller als die Fallzahl
Die Ursache liegt nicht in fehlender Sorgfalt. Fallnotizen entstehen parallel in Beratung, Telefonat und E-Mail; Zuständigkeiten wechseln; Fristen werden mündlich weitergegeben. Drei Effekte verstärken den Engpass: Medienbrüche zwischen Akte und Postfach, doppelte Einträge in Tabellen und fehlende Übergabestandards. Wer einen Fall übernimmt, rekonstruiert Geschichte, statt sie zu lesen.
Die Folge ist ein Teufelskreis: Je knapper die Zeit, desto lückenhafter die Dokumentation – und desto länger die nächste Übergabe.
Lösung: casea bündelt Fallnotizen, Fristen und Zuständigkeiten
Die Fallmanagement-Lösung casea setzt genau an dieser Stelle an. Fallnotizen, Kontakte, Fristen und Zuständigkeiten liegen in einer strukturierten Akte; Übergaben erhalten eine feste Checkliste. Teams definieren, welche Angaben bei jedem Wechsel Pflicht sind, und sehen offene Punkte direkt am Fall. Das ersetzt keine fachliche Entscheidung, macht aber den Rechercheaufwand sichtbar und planbar.
Praxisbeispiel: Wohnungslosenhilfe mit 40 Übergaben pro Monat
Ein Beratungsteam mit 40 monatlichen Übergaben führte eine verbindliche Übergabeseite ein: aktuelle Wohnsituation, offene Anträge, nächster Kontakt, Risikohinweis. Nach acht Wochen sank die durchschnittliche Suchzeit von zwölf auf fünf Minuten. Die Zahl der Fälle blieb gleich; die Übergabe wurde kürzer, weil die entscheidenden Fakten nicht mehr in vier Systemen lagen. Der Gewinn ist unspektakulär, aber messbar: rund fünf Stunden pro Monat für Beratung statt Aktenrecherche.
FAQ: Was Teams vor der Einführung klären sollten
Welche Fälle gehören in casea?
Nicht jeder Kontakt braucht eine vollständige Fallakte. Sinnvoll ist eine klare Regel: ab dem ersten Beratungsgespräch mit vereinbarter Weiterbetreuung.
Wie viel Schulung ist nötig?
Für die Basisfunktionen reicht meist eine kurze Einweisung. Entscheidend ist nicht die Technik, sondern die gemeinsame Definition, was eine gute Übergabe ausmacht.